Datenverlust! Unterschätzte Risiken – und wie man sie vermeiden kann?
Tips zur Datensicherung: Als Datenretter mit langjähriger Erfahrung wissen wir, wie wichtig die eigenen Daten für eine Firma sind, seien es Kunden- und Lieferanten-Daten, Korrespondenzen, E-Mails oder Buchhaltung. Ein kompletter oder auch nur ein Teilverlust der Daten kann erhebliche finanzielle Einbußen bedeuten und im schlimmsten Fall sogar das Überleben eines Unternehmens gefährden.
Trotzdem wird das Risiko eines Datenverlustes gerade bei klein- und mittelständischen Unternehmen massiv unterschätzt. Gegen einen Datenverlust ist aber keiner versichert. Wir möchten Ihnen einige Gedankenstützen geben, wie sie sich und Ihr Unternehmen gegen einen Datenverlust besser schützen können.
(Die folgenden aufgelisteten Datensicherungstipps sind in erster Linie für Unternehmer gedacht, aber auch Privatanwender können davon profitieren.)
Wichtige Daten organisieren und sichern!
Bei einer Firma werden wichtige E-Mails oder Präsentations-Daten auf einem lokalen Datenträger eines Arbeitsplatzes oder auf der Laptop-Festplatte des Vorstandes gespeichert. Daten hier, Daten dort, aber es wird oft unterlassen, diese Daten regelmäßig in einem zentralen und organisierten Files-Server abzulegen, oder etwa ein Backup auf DVD oder USB-Stick zu kopieren.
Man sollte sich in Ruhe Gedanken machen und alle sicherungsrelevanten Daten im Firmenumfeld auflisten, welche Bereiche man einbeziehen soll, um bei einem unerwarteten Datenverlust das tägliche Geschäft ausfallsicher weiterführen zu können. Sie sollten sogar in der Firma dafür einen Datensicherungsbeauftragten haben. Ist das zuviel Aufwand? Sie können für diesen Zweck die Dienste vieler Online-Anbieter in Anspruch nehmen, die Datensicherung über das Internet anbieten.
Nur „gar nichts“ tun wäre die schlechteste Alternative für Ihre Datensicherheit!
Worauf Sie wirklich achten müssen bei Ihrer Datensicherheit !
Wichtigste Punkte im Überblick:
- Alle selbst erzeugten Daten organisieren und auf einem zentralen Server sichern (am besten sogar zwei unabhängige Kopien auf einem zweiten File-Server anfertigen)
- Verantwortliche für Datensicherung benennen
- Datensicherung bzw. Backup regelmäßig auf Funktionalität überprüfen.
- Verwendetes Backup-Medium sollte unabhängig vom Firmennetzwerk sein.
- Die zweite Datensicherungs-Kopie niemals auf denselben Server oder Festplatte anfertigen.
- Bevorzugen Sie automatisierte Backup-Abläufe anstatt manuelle Backup-Abläufe. (Den menschlichen Fehlerfaktor minimieren)
- Feste Zeitpunkte für Datensicherung festlegen. (z.B. täglich oder wöchentlich)
- Besonders sensible oder vertrauliche Daten sollten Sie gesondert sichern und z.B. in einem Tresor aufbewahren.
- Die Backup-Systeme regelmäßig auf Funktionalität und Fehler (insbesondere z.B. Festplatten-Schäden) überprüfen
- Regelmäßig prüfen, ob wirklich die relevanten Daten archiviert werden.
- Werden bei der Firma Änderungen vorgenommen, muss es auch bei der Datensicherung angepasst werden.
- Regelmäßig kontrollieren, dass man ältere Datensicherungen mit aktuell verwendeter Software öffnen kann.
- Simulieren Sie regelmäßig einen Ernstfall um auf Nummer sicher zu gehen
- Backup protokollieren
Wir möchten Ihnen noch einige Backups bzw. Datensicherungs-Lösungen vorstellen:
Für kleinere Betriebe genügen oft auch die Backup-Bordmittel des Betriebssystems. Mit Windows 7 ist z.B. ein ziemlich umfangreiches Backup-Werkzeug als Bordmittel geliefert worden, das deutlich mehr leistet als das von Windows XP und Vista. Daher ist es nicht unbedingt nötig eine zusätzliche Backup-Software zu kaufen.
Für kleine Büros oder Privat Anwender! Kostengünstige und einfache Lösungen.
Acronis True Image Home
Eine kostenpflichtige Backup-Software „Acronis True Image Home“ übernimmt die Sicherung Ihrer Daten. Im Handumdrehen können exakte Abbilder (Images) von der Festplatte erstellt werden. Dieses Programm sichert Systemdaten und gezielt ausgesuchte Daten und Ordner. Das Programm erstellt auf Wunsch eine Notfall-CD, speziell für Ihr System angepasst, mit der Sie im Falle eines Falles Ihr System wieder starten können. All dies ist sehr übersichtlich und unkompliziert.
Zur Homepage des Herstellers.
Kostenfreie Datensicherungs-Programme
FBackup (Freeware)
Die Freeware für Windows Systeme FBackup erlaubt zeitgesteuerte bzw. manuelle Datensicherung auf lokale Festplatten, externe Datenträger und auch Netzwerk-Laufwerke. Diese Backups können ZIP-komprimiert und sogar verschlüsselt werden. Interessant bei FBackup ist die Erweiterungsmöglichkeit. Für viele Anwendungen existieren kleine Plugins, mit denen sich deren Daten und Einstellungen gezielt sichern lassen.
CrashPlan (Freeware)
CrashPlan unterstützt außer Windows auch Linux und Mac-Betriebssysteme. Spielerisch lassen sich gepackte und verschlüsselte Datensicherungen im eigenen Netzwerk oder online übertragen. Das kann Ihr eigener Backup-Server oder ein Arbeitsplatz-Rechner sein. Dafür muss natürlich auf diesen Rechnern auch CrashPlan installiert sein. Weil die Dateien nicht auf einem kostenpflichtigen Server eines Anbieters liegen, ist der Speicherplatz für diese Datensicherung theoretisch unbegrenzt. In der Regel hängt der verfügbare Speicher von den anderen PCs ab.
Last but not least: GFI Backup
GFI Backup ist auch als Freeware zu haben (unsere empfohlene Datensicherungs-Software). Zu den Features gehören automatische, zeitgesteuerte Backups, ZIP- Komprimierung und Verschlüsselung der Datensicherungen, und es kann gewählt werden zwischen einer Voll- oder inkrementellen Datensicherung. (Das heißt, nur die neu erstellten und geänderten Dateien werden gespeichert). Neben Dateien und Ordnern werden z.B. E-Mails, die Windows-Registry sowie Einstellungen der am häufigsten benutzten Software gesichert.
Die Datensicherung kann auf Festplatten, externen Laufwerken, CD oder DVD-Rohlingen, im Netzwerk und online auf entfernten FTP-Servern gespeichert werden. Das Einrichten eines Backups wird mit Hilfe eines leicht verständlichen Assistenten in wenigen Schritten bewerkstelligt.
Der Hersteller des Programms, GFI Backup, bietet außerdem noch weitere kostenpflichtige Lösungen an.